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La Planificación de Recursos de la Empresa, más conocida como ERP (o en Argentina como sistema contable, software contable, sistema de gestion, etc.) por las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, es un sistema estructurado basado en el concepto de una solución completa que permite a las compañías unificar sus diferentes áreas de productividad. Brindan soluciones prácticas e integrales a problemas reales y revolucionan por completo la manera de hacer negocios. Actualmente, su implementación ha adquirido un apogeo significativo, ya que las empresas buscan maximizar sus beneficios y minimizar sus costos.


Desde la década del ‘60 han sucedido muchos cambios radicales en la informatización de la organización empresaria. Por aquel entonces, las empresas recién comenzaban a emplear los primeros paquetes de software de gestión, diseñados principalmente para el manejo de inventarios. Diez años después, se acoplaron los sistemas de Planificación de Requerimientos de Materiales, denominados MRP (Material Requirement Planning, según su sigla en inglés), que asistían en la planificación de las necesidades en cuanto a materias primas y componentes en las industrias manufactureras. En los ‘80, el concepto siguió evolucionando hasta abarcar la gestión de las actividades de producción y distribución, y se lo conoció como Planificación de Recursos de Fabricación. Pero cuando su alcance se extendió a otras áreas críticas de la empresa (finanzas, recursos humanos, compras, ventas, etcétera), fue recién el momento en el cual se estableció el término Planificación de Recursos de la Empresa, más conocido como ERP (Enterprise Resource Planning, según su sigla en inglés) (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) .


Este paquete de software permite a una empresa automatizar e integrar la mayor parte de sus procesos de negocios, compartir datos y prácticas a todos los miembros de la organización, y producir y acceder a la información en un ambiente de tiempo real, excediendo lo meramente tecnológico. El padre de la reingeniería, Michael Hammer, sostiene que un sistema ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) reinventa el negocio y, por ello, la verdadera razón para implementarlo no es tecnológica, sino de negocios.


Cada vez más flexibles y abarcadores, estos sistemas permiten reemplazar decenas de aplicaciones incompatibles por una que integra las diversas actividades de una empresa. Con un enfoque más flexible y orientado a los procesos, los sistemas de ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) fueron diseñados para manejar, entre otros, la administración de la cadena de fabricación, inventario y suministro, el control financiero, la gestión de recursos humanos y las relaciones con clientes. Esta integración y relación directa con los procesos de negocios otorga no sólo herramientas para mejorar el control y la planificación, sino también principalmente para la toma de decisiones. Es por ello que al tener un sistema integrado, una empresa puede evitar las barreras de información entre las diferentes aplicaciones y departamentos, lo que redunda en eficiencia operativa.


Entre las variables que existen para implementar un sistema de ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion), las características más relevantes se refieren al aumento en la necesidad de modernizar los procesos de negocios, a la expansión de las estrategias de globalización por parte de las empresas (incluidas las fusiones y adquisiciones), a la generación de acciones organizacionales para una mayor flexibilidad y agilidad, a la extensión de los procesos de administración de la cadena de suministros, al creciente interés por brindar un servicio más eficiente al cliente, al mayor acceso a la información y a la limitación de la funcionalidad de los sistemas heredados en un ambiente cambiante.


Tanto el mercado global como las plazas locales, tienen muchos proveedores de soluciones de ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion). La gran oferta reinante hace que no sea fácil elegir uno. Por eso, más allá de las consideraciones básicas de funcionalidad y soporte, las preguntas más frecuentes que surgen en el momento de pensar en su implementación, de acuerdo con la mayoría

de los expertos, se refieren a los siguientes diez puntos:


1. Grado de integración entre los diferentes componentes del sistema.

2. Flexibilidad y posibilidades de ampliar la escala.

3. Nivel de complejidad.

4. Tiempo de implementación.

5. Capacidad para soportar puntos múltiples de planificación y control.

6. Tecnología.

7. Seguridad.

8. Disponibilidad de actualizaciones regulares.

9. Adaptación requerida.

10. Costo total, que incluye licencia del software, entrenamiento, implementación, adaptación y requisitos de hardware.


Un mercado en expansión


Según los resultados de una encuesta realizada recientemente a casi 1.000 compañías latinoamericanas, cerca del 40% planea aumentar su gasto en un promedio del 33%, y sobre el mismo punto, menos del 18% considera una disminución.


Se destaca que “el hecho del aumento de inversión en nueva tecnología será provocado por dos iniciativas fundamentales del negocio relacionadas con la infraestructura actual de IT: el deseo de optimizar el uso de datos existentes y la necesidad de incrementar la eficiencia en el uso de infraestructura IT”.


En este contexto, el mercado de ERP tiene relevancia. Para este año “el crecimiento local superará el 25% y Argentina se posicionará en Latinoamérica como un gran desarrollador de ERP (sistema contable, software contable, sistema de gestion, etc.), ya que hay gran cantidad de proveedores y calidad de soluciones”.


Los factores que han hecho que el ERP ocupe las primeras posiciones de la lista de prioridades de muchas compañías en la Región durante los últimos tiempos son varios. “La recesión y posterior crisis económica de hace unos años, había interrumpido el desarrollo normal de adopción del ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion), y muchas compañías que tenían sus presupuestos de IT congelados, han retomado las inversiones para profesionalizar su gestión y mejorar su competitividad. La economía actual favorece a nuevos sectores, en su mayoría exportadores que ahora no sólo tienen los medios económicos para incorporar un ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion), sino que están sujetos a reglamentaciones internacionales de trazabilidad de sus productos, que exigen una solución de estas características”.


Se cree que “en la medida que las soluciones se han hecho más sencillas de implementar y más accesibles en cuanto a su costo y mantenimiento, se abren nuevos mercados para ellas, como por ejemplo el mercado de PyMEs. A esto se suman los sectores que a partir de la crisis de Argentina resurgieron como los más exitosos, como pueden ser el agro, las empresas productoras de bienes sustitutos de las importaciones, industrias con ventajas competitivas en el exterior, etcétera. Por ello, tanto en Latinoamérica como en la Argentina, hay un contexto propicio para el crecimiento de las empresas, como exhiben los indicadores actuales de las economías de la región. Se afirma que “el crecimiento en el mercado ERP viene de la mano de factores externos que afectan directamente a las empresas, tales como el crecimiento de la economía, la expansión del consumo y las exportaciones”.


Todos estos cambios y escenarios que proponen y describen los expertos, así como el abanico de soluciones presentes en el mercado hacen que las compañías piensen en contar con un buen sistema de gestión empresarial para aumentar su competitividad y su eficiencia operativa.


Preguntas


1. ¿Cuáles son los motivos que requieren la implementación de un ERP ?


En el mercado actual, la competencia es tan intensa, que cualquier error puede costar ventas, ganancias e incluso clientes. Las empresas ya no pueden darse el lujo de tomar decisiones equivocadas, ya que las decisiones que toman a diario tienen un impacto profundo en la competitividad, productividad y rentabilidad de la empresa. Es por eso que contar con un sistema de gestión empresarial se convierte en un factor clave y diferenciador, ya que ofrece una solución completa que incluye gestión financiera, cadena de abastecimiento y relaciones internas y externas. La propuesta de ADD+ en lo que se refiere al ERP es brindarle al cliente información accesible, relevante y al instante que ayuda a tomar decisiones acertadas para triunfar en el negocio.


La incorporación de un sitema ERP obedece a la intención de estructurar la información de la empresa sobre un eje único. Esto quiere decir que el sistema de planificación de recursos unifica y hace coherente la información de gestión de una compañía. Por lo tanto, su implementación tiene un efecto estructurante de la organización, similar al que genera la implementación de la norma internacional de calidad ISO 9000, ya que obliga a pensar cómo se hacen las cosas y cómo pueden ser hechas de otro modo. Contra lo que se pensaba en la década del ´90 con la filosofía del “best of breath”, el ERP crece permanentemente invadiendo segmentos que estaban reservados a aplicativos verticales, y su expansión se acentuará aún más en los próximos 10 años.

  

Las empresas requieren el uso de un ERP por una cuestión de organización, agilización y control de todos los circuitos de la empresa. Existe una necesidad en las organizaciones de tomar foco en la administración sistémica de los negocios para que, de ese modo, les permita optimizar todos los procesos, administrando eficientemente los recursos para obtener una rentabilidad sostenida. En los últimos tiempos, el mercado ERP ha tenido un crecimiento sostenido, principalmente porque en las empresas ya no se discute si hay que incorporar un sistema ERP, sino cuál se va a instalar, debido a la cantidad de casos de éxito que los respaldan. El ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) pasó a ser algo esencial e imprescindible, esto se da a nivel mundial. En cuanto a la región, y específicamente en la Argentina, se debe a la necesidad de incorporar tecnología de una gran cantidad de industrias favorecidas por la creciente economía y la preocupación de los proveedores por satisfacer esas necesidades produciendo mejoras que logren una mayor eficiencia en los procesos del negocio.


Las tendencias comerciales actuales y futuras obligan a las empresas a ser cada vez más competitivas. Para ser competitiva es necesario que una compañía tenga optimizado e integrado sus flujos internos de información y sus relaciones comerciales externas, y así conseguir objetivos básicos como son las mejoras de la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la reducción de costes.

Las tecnologías de la información han permitido, en gran medida, la consecución de dichos objetivos. En esta área, podemos reseñar la aportación de los ERP y las ventajas del comercio electrónico o intercambio electrónico de información con asociados comerciales y clientes finales a través de proyectos EDI, proyectos basados en aplicaciones WEB y de la mensajería


Integrar todos los departamentos y funciones en una única solución de software que atienda las necesidades particulares de cada uno, la cual puede aportar importantes beneficios económicos si instalan el ERP correctamente.


El ERP se implementa para integrar procesos de negocio, aumentar su eficiencia y para mejorar la asignación de los recursos humanos y materiales de la empresa.


2. ¿Cómo puede un ERP mejorar la performance de una empresa?


Invertir en un sistema de gestión es una decisión estratégica, dado que sobre esta plataforma descansarán las transacciones y el negocio de la empresa durante una considerable cantidad de años. Pero también es un factor clave para mejorar la performance. Mejorar la productividad, incrementar ventas, bajar los costos, adaptarse a mercados cambiantes, generar ventajas competitivas y diferenciarse, relacionarse mejor con los clientes y mantenerse conectados son algunas de las mejoras que ofrece un ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion).


Un ERP puede mejorar la performance de una compañía por varias razones, tales como brindar información coherente e integrada del negocio en el cual está implementado; controlar la validez del ingreso de las transacciones, otorgar seguridad tanto en lo transaccional como en lo informativo, definir con claridad “quién puede hacer qué”, y obligar a toda la organización a volver coherentes sus operaciones, estableciendo procesos claros.


El ERP unifica las necesidades de todos y cada uno de los departamentos en un único sistema, centralizando los datos de la empresa y soportando las necesidades particulares de cada departamento. Además, al brindar información integrada sobre los procesos, permite tomar decisiones acertadas en tiempo y forma. Todo esto redunda en una notable mejora de la performance de la empresa.


Disponer de una solución integrada para muchas de las funciones de la compañía.

Garantía de una actualización continua y más inmediata de la aplicación a las necesidades del negocio y la reducción de los costes fijos.

Y el máximo beneficio de la implementación de un ERP solamente se obtiene cuando todas las aplicaciones de la compañía están totalmente integradas, incluido sus proyectos de comercio electrónico, y cuando esta integración se realiza en el menor plazo de tiempo posible.


El ERP ante todo integra la información y estandariza y agiliza los procesos dentro de la empresa. Cuando el CEO de una compañía sin ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) intenta analizar la performance general, pueden aparecer muchas versiones de la realidad: el departamento de Finanzas tiene una, el Comercial otra y tal vez una muy distinta cada una de las Unidades de Negocio. El ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) crea una única versión de la verdad, que es incuestionable, ya que todos utilizan un mismo sistema central. Por otra parte, la estandarización de procesos en combinación con un único sistema integrado de software permite ahorrar tiempo, aumentar la productividad y reducir costos. Sin embargo, muchas organizaciones instalan el ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) y se sientan a esperar los beneficios, y cuando no llegan, lo consideran un fracaso. Es importante entender que éstos vienen de la mano con las mejoras a los procesos soportados por el ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) y no sólo por el ERP mismo.


A través de un sistema integrado de gestión, se reducen los tiempos de procesamiento de transacciones, se elimina la duplicación de tareas, se provee información de gestión en línea sin mayores esfuerzos para obtenerla, se aplican los recursos al análisis y no al procesamiento, se puede realizar una reingeniería continua de los procesos sin mayor impacto en costos, pero sí en eficiencia. A estos beneficios deben sumarse aquellos que se generan en ahorros basados en las arquitecturas de sistemas y de integración de soluciones que el ERP ((lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) le brinda al cliente. En este sentido la arquitectura web, que reduce el costo total de la solución, así como también la arquitectura de desarrollo e integración orientada a servicios, le permite al cliente integrar todas sus aplicaciones de negocio de una manera simple y eficiente.


3. ¿Puede un ERP cambiar la manera de hacer negocios en una empresa?


Por supuesto, no caben dudas. Estamos convencidos de que la mejor manera de hacerse eco de esto es a través de la respuesta que recibimos de parte de nuestros clientes. Uno de los cambios fundamentales fue la mejora de los procesos y el control de las variables críticas del negocio.


Sí, definitivamente puede cambiar la manera de hacer negocios de una empresa. El ERP puede dar una plataforma sobre la cual se pueden llevar a cabo operaciones que se dificultarían mucho que, de no tenerlo, sería más complicado realizar. Por citar tan sólo algunos ejemplos, podemos mencionar: perfeccionar y automatizar manejos logísticos, establecer incentivos para el personal, administrar los clientes y los proveedores relacionados a la performance, realizar análisis e informes detallados de los rendimientos de cada área o proceso de la empresa, y un largo etcétera.


Sin lugar a dudas un ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) cambia la manera de hacer negocios, ya que el enfoque sistémico representa a cada organización de manera comprensiva y objetiva, considerando a la empresa desde un punto de vista macro y micro: micro cuando analiza sus unidades internas y macro en relación con el mercado. El planeamiento de recursos involucra un proceso dinámico, constituido por entrada, proceso, salida, retroalimentación y ambiente o entorno, y reconoce todos los niveles y la importancia de cada una de sus partes generando un efecto sinérgico. De esta forma, todo es tenido en cuenta en conjunto y posibilita la optimización de los procesos, la reorientación y adaptación dinámica de la empresa a un entorno en permanente cambio, permitiéndole ser más competitiva.


Para muchas compañías es crítico entender si su particular forma de hacer negocios va a encajar dentro de los procesos estándar de un ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) antes de adquirirlo y comenzar el proyecto. En cuanto una empresa descubre que el sistema no se acomoda perfectamente a uno de sus procesos importantes, existen dos cosas que puede hacer: modificalo para que se acomode al propuesto por el software (lo que implica profundos cambios en cómo hacer las cosas, las personas y sus roles, y tal vez derive en una ventaja competitiva) o modificar el software para adaptarlo a los procesos, lo que demorará y encarecerá el proyecto, y hará más conflictivo el futuro upgrade a la próxima versión, ya que se deberán verificar todas las modificaciones nuevamente. La decisión última es siempre de la empresa.


Absolutamente. Los mayores beneficios se ven en la medida que las empresas implementan procesos que son críticos para su negocio. Como ejemplo podemos destacar a las empresas productivas que incorporan sistemas de costos o de planificación de producción basada en el concepto de capacidad finita, empresas de distribución que adoptan sistemas de comercialización, distribución y transporte, empresas con presencia global que implementan centros de servicios compartidos que les generan beneficios de escala muy importantes.


4. ¿Cuánto tiempo lleva la implementación de un ERP?


Una vez que las necesidades se han identificado y se llega a un acuerdo con el cliente, se pone en marcha el proceso de implementación del ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion). El plazo dependerá mucho del tamaño de la empresa, la complejidad de sus procesos de negocios y sus necesidades particulares. Existen implementaciones exitosas realizadas en sesenta días y proyectos que pueden requerir de seis a ocho meses. Lo que normalmente recomendamos es avanzar en etapas, lo cual le permite a la organización ver resultados más rápidamente.


La implementación de un sistema de planificación de recursos es extremadamente variable y depende de una gran variedad de factores, entre los que se pueden destacar: la cantidad de sectores involucrados, el número de puestos de trabajo, el volumen de trabajo de los mismos, si se trata de operación de misión crítica, etcétera. No obstante, en términos generales se puede hablar de tiempos que oscilan entre los tres y los veinticuatro meses en promedio.


La implementación implica el relevamiento de la empresa, la puesta en marcha del producto y la capacitación del personal. El tiempo que lleva el proceso de relevamiento y puesta en marcha dependerá del grado de complejidad de los procesos dentro de la empresa, mientras que los tiempos de capacitación tienen mucho que ver con la capacidad y disponibilidad del personal.


La implementación de un sistema para la planeación de los recursos empresariales (ERP), es un proyecto muy complejo debido a su profundo impacto en los procesos de la empresa. La implementación de un ERP significa: Un cambio cultural en la empresa, un cambio en los procesos de negocio, un cambio en la disciplina de trabajo y un cambio en la organización


El tiempo de implementación de un ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) depende de múltiples factores. Los más determinantes son el tamaño de la compañía y el alcance del proyecto en sí. Para una empresa mediana con un alcance medio, se suele hablar de un promedio de seis meses, aunque algunas lo han logrado en cuatro y otras en doce. Sin embargo, la implementación trae consigo cambios en los procesos de negocio y en la forma en la cual la gente trabaja, y esos cambios muchas veces no son sencillos de llevar. Lo importante no es enfocarse en cuánto tiempo puede demandar, sino entender porqué se necesita y cómo se puede mejorar el negocio.


Las implementaciones de los ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) varían de acuerdo al tamaño de las organizaciones, su dispersión geográfica y de negocios, la cantidad de procesos de negocios que se incorporarán, etcétera. El promedio de los proyectos oscila entre tres meses y un año.


5. ¿Cuáles son los costos ocultos que tiene un ERP?


Nuestra propuesta es transparente y no existen costos ocultos. Los costos que conlleva implementar cualquier producto de ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) de nuestra empresa se refieren a la licencia, el mantenimiento anual y los servicios de implementación ofrecido por nuestros socios certificados.


Fundamentalmente el trabajo del personal propio de la compañía. Este tipo de costos no entra en la organización como una factura que se imputa de modo sencillo, sino que se paga en la liquidación de sueldos, que es un agujero negro. Incluso, muchas veces las empresas tienden a reemplazar servicios del proveedor por personal en relación de dependencia con poca eficiencia, con serias dificultades de control y, en definitiva, con un mayor gasto de dinero.


Los costos ocultos de un ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) se relacionan con la mala adquisición de hardware, los tiempos muertos por una incorrecta planificación del proceso de puesta en marcha y las demoras e inconvenientes en la capacitación. Con un buen asesoramiento en esos temas, esto se reduce significativamente transformando el costo en inversión.


Caos en la empresa por mal manejo del proyecto; Sub o Sobre estimar los alcances del ERP; Vulnerabilidad al tener datos valiosos con muy fácil acceso; Perder flexibilidad para asimilar nuevas olas tecnológicas; Interdependencia de las áreas de una empresa; No generar una ventaja competitiva.


Hoy hay mucha experiencia en proyectos ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) para que ninguna variable se vaya de las manos. Mucho ha contribuido la modalidad de contratación de proyectos “llave en mano”. Sin embargo, aún existen ciertos rubros que son comúnmente subestimados y que suelen ser los responsables de los excesos presupuestarios. A modo de resumen podemos mencionar: costos de entrenamiento, por conversión de datos (moverlos de un sistema a otro cuesta dinero y tiempo de análisis) , de retención de talentos, e integración y pruebas (el costo de conexión del ERP (lease sistema contable, software contable, sistema de gestion) con otros sistemas).


Nuestra empresa está poniendo a disposición de los clientes políticas claras de soporte a todas nuestras líneas de productos. Esto comprende extender las políticas de soporte que estaban vigentes hasta hace poco tiempo. Con esto, los clientes controlan el Retorno sobre la inversión (ROI) de sus inversiones, así como también su actualización tecnológica. Esto en el pasado ha sido el costo oculto más evidente de un ERP. Nuestra visión consiste en proteger la inversión de los clientes, extender las soluciones, incorporando nuevas funcionalidades y tecnologías a las versiones que ya tienen.


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